李維

【摘 要】檔案是反映學(xué)校發(fā)展建設(shè)的重要資料，檔案管理是對學(xué)校工作的一種整理、統(tǒng)計、分析和總結(jié)。新形勢下如何系統(tǒng)、科學(xué)、全面地開展檔案管理工作，已經(jīng)成為學(xué)校發(fā)展規(guī)劃所需要考慮的重點。做好檔案管理工作，有助于學(xué)校更加全面和準確地貫徹黨的教育方針，并為學(xué)校的建設(shè)發(fā)展提供可靠數(shù)據(jù)。本文從新形勢下學(xué)校檔案管理工作內(nèi)容出發(fā)，結(jié)合到檔案管理工作現(xiàn)狀，對新形勢下如何做好學(xué)校檔案管理工作進行探究，旨在提高學(xué)校對檔案管理重要性的認識，建立健全檔案管理制度，以促進檔案管理為學(xué)校的建設(shè)發(fā)展發(fā)揮重要作用。

【關(guān)鍵詞】學(xué)校檔案管理；工作內(nèi)容；現(xiàn)狀；改進措施

中圖分類號：G47 文獻標志碼：A 文章編號：1007-0125（2017）11-0216-02

檔案管理是新形勢下學(xué)校的一項基礎(chǔ)工作，旨在反映學(xué)校的歷史風(fēng)貌、為學(xué)校的各項工作（教學(xué)管理、經(jīng)濟建設(shè)等）提供服務(wù)。學(xué)校檔案指的是學(xué)校在黨政、教學(xué)以及科研等各項工作中形成的具有參考和利用價值的文字、圖表、聲像等資料。這些資料記錄了學(xué)校的文書、教學(xué)、會計、科技等方面內(nèi)容。總的來說，學(xué)校檔案完整、準確地反映了學(xué)校自建立之初到不斷建設(shè)和發(fā)展的歷史過程，是學(xué)校的一筆寶貴財富。新形勢下做好學(xué)校的檔案管理工作，應(yīng)當(dāng)從提高檔案管理重要性出發(fā)，不斷調(diào)整和完善相應(yīng)的檔案管理制度，促成檔案管理現(xiàn)代化。

一、學(xué)校檔案管理工作內(nèi)容

（一）檔案收集。檔案收集是檔案管理工作的基礎(chǔ)，是學(xué)校按照國家、政府和教育部門的有關(guān)要求，將學(xué)校、各部門以及師生中分散的相關(guān)教學(xué)資料整合在一起。具體來說，這些資料涵蓋教育、科研、教學(xué)、經(jīng)營、人事、行政等方面內(nèi)容。檔案收集需要在眾多的文件材料中篩選出有檔案價值的部分，并將其統(tǒng)一歸至學(xué)校檔案室。檔案收集是檔案管理工作的起點，在高效率完成檔案收集工作的基礎(chǔ)上，還必須考慮到檔案歸檔，即建立健全相應(yīng)的檔案歸檔制度，具體包括歸檔時限、歸檔要求以及歸檔范圍等。

（二）檔案整理。檔案整理是將收集的檔案按照一定的分類標準對其進行整理的過程，需要對相關(guān)檔案進行基本的分類組合并編目，這項工作的意義在于促進檔案管理工作的系統(tǒng)化和科學(xué)化。一般來說，學(xué)校檔案管理工作需要遵循一定的整理原則，即尊重檔案形成過程中的自身規(guī)律，保持檔案結(jié)構(gòu)的完整性；按照檔案的來源、內(nèi)容和時間、性質(zhì)等賦予檔案相應(yīng)的聯(lián)系性。

（三）檔案鑒定。檔案收集和整理工作完成之后，就需要對檔案進行鑒定。檔案鑒定工作的意義在于分析和確定檔案自身所蘊含的價值，為檔案的開發(fā)和利用做好鋪墊。檔案鑒定要求實事求是對檔案的顯性價值和隱形價值進行分析和認定，當(dāng)前學(xué)校檔案鑒定工作的重點有以下幾個方面。

一是對收集和整理的檔案進行全面細致鑒定，根據(jù)檔案的價值意義對其進行分類管理。二是對已經(jīng)過期（保管期限）的檔案進行再度審查，分析和確定其是否具有繼續(xù)管理的意義。三是對已經(jīng)失去保管價值的檔案予以銷毀。總的來說，學(xué)校檔案鑒定需要按照檔案作者、內(nèi)容以及時間等確定檔案價值，逐一對檔案進行審查，對那些數(shù)量巨大、種類繁多、內(nèi)容復(fù)雜的檔案，要根據(jù)其價值確定相應(yīng)的保管期限。國家檔案法中有規(guī)定的檔案管理工作則依法辦理，無規(guī)定的可以由校長、學(xué)校各部門負責(zé)人根據(jù)實際情況酌情處理。

（四）檔案保管。檔案保管是檔案管理工作的重點，學(xué)校檔案管理部門要采取相應(yīng)的保管措施，保證檔案信息資料的完整性，防止和克服一切不利的自然因素和社會因素對檔案造成損害。學(xué)校檔案保管要堅持“以預(yù)防為主，防治并重”的方針。“預(yù)防”即是防止和減少一切不利因素對檔案造成損害，學(xué)校需要加大對檔案管理的投入，購置相應(yīng)的檔案保管設(shè)備，采取先進的技術(shù)手段，切實保障檔案信息資料的完整。“治”即是對那些被不可抗拒的因素造成損害的檔案進行治理修復(fù)，如采取殺蟲、除塵、去污等手段，使檔案恢復(fù)原貌。

（五）檔案的開發(fā)和利用。檔案管理工作的重要意義在于實現(xiàn)檔案的開發(fā)和利用，檔案資料能夠為學(xué)校的建設(shè)發(fā)展提供可靠的、重要的參考資料。一般來說，檔案的開發(fā)和利用有兩個方面。一是檔案資料的統(tǒng)計。檔案統(tǒng)計要堅持簡明扼要的原則，以數(shù)字、表冊的形式，反映學(xué)校檔案管理工作的相關(guān)情況。檔案統(tǒng)計工作與上述檔案管理內(nèi)容（檔案收集、整理、鑒定、保管）有一定的交集。二是檔案利用。檔案利用的形式多樣化，現(xiàn)階段常用的檔案利用方式有三種，第一，設(shè)立校史館，師生和外賓通過參觀檔案資料，能夠直觀感受到學(xué)校的歷史風(fēng)貌。第二，建立檔案借閱制度，方便師生借閱相關(guān)檔案資料。第在一，復(fù)制檔案資料，提供更多的檔案利用機會。

二、現(xiàn)階段學(xué)校檔案管理工作中存在的問題

新形勢下檔案管理工作對于學(xué)校的發(fā)展建設(shè)具有促進作用，學(xué)校有專門的檔案管理部門或者檔案管理人員負責(zé)檔案管理工作。然而，多數(shù)學(xué)校檔案管理工作難以適應(yīng)新形勢下學(xué)校的發(fā)展需求，學(xué)校檔案管理工作反映出一些問題，阻礙了檔案管理工作的進一步發(fā)展。

（一）檔案管理制度不健全。在實際工作中，學(xué)校往往將科研、教學(xué)、經(jīng)濟等方面的工作作為重點（這是無可厚非的），其在一定程度上忽視了檔案管理工作的重要性。由于檔案管理工作沒有得到學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門的足夠重視，現(xiàn)階段學(xué)校檔案管理工作缺乏系統(tǒng)的、科學(xué)的管理制度，直接影響到檔案管理效率的提高。

（二）管理意識淡薄。由于檔案管理工作缺乏足夠的重視、沒有一套相對完備的管理制度，現(xiàn)階段學(xué)校檔案管理人員的管理意識較為淡薄。檔案管理人員缺乏明確的檔案管理目標，其檔案管理工作多流于形式，并未注重對檔案資料的開發(fā)和利用。

（三）檔案管理現(xiàn)代化程度不高。新時期檔案管理應(yīng)當(dāng)面向現(xiàn)代化、信息化，以充分滿足學(xué)校發(fā)展需求。然而，現(xiàn)階段部分學(xué)校檔案管理工作仍停留在以人力管理為主的傳統(tǒng)管理模式上，先進的、現(xiàn)代化的管理設(shè)備和管理技術(shù)應(yīng)用較少，導(dǎo)致了檔案收集、檢索的信息量較少，檔案價值未能得到充分利用。

三、新時期學(xué)校檔案管理工作改進措施

（一）提高管理意識，建立健全管理制度。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和各職能部門應(yīng)當(dāng)充分提高檔案管理意識，明確檔案管理的重要性，并將檔案管理意識滲透到師生的日常學(xué)習(xí)生活中，形成“檔案管理，全體參與”的格局。同時，學(xué)校有關(guān)職能部門應(yīng)當(dāng)根據(jù)學(xué)校自身的發(fā)展實際，建立健全檔案管理制度。檔案管理制度的建立要堅持“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理、落實責(zé)任”的原則，由校長或者副校長統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，由檔案管理部門負責(zé)人負責(zé)，由相應(yīng)的檔案管理人員完成具體的檔案管理工作。在此分級管理的基礎(chǔ)上，落實每一級檔案管理人員的管理責(zé)任，督促其認真完成檔案管理工作。

（二）加大投入，加強現(xiàn)代化檔案管理模式建設(shè)。新形勢下學(xué)校檔案管理工作應(yīng)當(dāng)面向現(xiàn)代化，學(xué)校應(yīng)當(dāng)考慮加大對檔案管理工作的投入，不斷更新檔案管理設(shè)備，引進先進的檔案管理技術(shù)，加強現(xiàn)代化檔案管理模式建設(shè)。具體來說，學(xué)校檔案管理部門可以建設(shè)一個檔案管理系統(tǒng)，開發(fā)相應(yīng)的檔案信息資料共享平臺（網(wǎng)站或者APP），最大程度實現(xiàn)檔案資料的開發(fā)利用。

四、結(jié)語

綜上，學(xué)校檔案管理是新時期學(xué)校建設(shè)發(fā)展的重要工作之一，學(xué)校有關(guān)部門應(yīng)當(dāng)從檔案管理工作的各個方面出發(fā)，不斷調(diào)整和完善相應(yīng)的管理措施，提高檔案管理水平。

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作者簡介：

李 維（1973- ），男，紅河州高級技工學(xué)校。